Bạn đang tìm kiếm cách tạo sơ đồ trong Word để trình bày ý tưởng một cách rõ ràng và dễ hiểu hơn? Đây là một kỹ năng quan trọng cho việc viết văn bản hiệu quả và trình bày thông tin một cách chuyên nghiệp.
Trong bài viết này, mình sẽ chia sẻ với bạn những bước đơn giản để tạo sơ đồ trong Word và cách sử dụng sơ đồ để trình bày ý tưởng một cách rõ ràng và dễ hiểu.
Ngoài ra, mình cũng sẽ cung cấp cho bạn một số lời khuyên từ kinh nghiệm sử dụng bộ công cụ Microsoft Office nhiều năm của mình để tối ưu hóa sơ đồ của mình và làm cho nó trở nên hấp dẫn hơn.
Ví dụ Demo trong bài viết này được thực hiện trên Word 2016, các phiên bản Word 2007, Word 2010, Word 2013, Word 2019 đều có thể thực hiện tương tự. Nếu bạn gặp khó khăn trong quá trình thao tác, hãy để lại bình luận phía cuối bài viết, mình sẽ giải đáp cho bạn.
Sơ đồ là gì?
Sơ đồ là một công cụ hữu ích để trình bày thông tin hoặc ý tưởng theo cách trực quan và có tổ chức hơn.
Nó có thể được sử dụng để mô tả các quan hệ giữa các yếu tố khác nhau, hiển thị quá trình hoặc dòng thời gian, hoặc chỉ đơn giản là tổ chức thông tin một cách rõ ràng.
Trong Word, bạn có thể tạo các loại sơ đồ khác nhau như sơ đồ tổ chức, sơ đồ quy trình, sơ đồ vòng tròn, sơ đồ kim tự tháp, sơ đồ biểu diễn dữ liệu…
Sơ đồ thường được sử dụng trong giáo dục, kinh doanh, khoa học và nhiều lĩnh vực khác để giúp tăng tính sáng tạo và hiệu quả trong trình bày thông tin.
Các cách đơn giản tạo sơ đồ trong Word
Cách tạo sơ đồ trong Word bằng SmartArt
SmartArt là một tính năng hỗ trợ bạn tạo các sơ đồ có sẵn với nhiều kiểu dáng và màu sắc khác nhau. Bạn chỉ cần chọn kiểu sơ đồ phù hợp với nhu cầu và điền nội dung vào các ô văn bản.
Smart Art cung cấp cho người dùng các mẫu sơ đồ khác nhau để lựa chọn và chỉnh sửa theo ý muốn. Dưới đây là các bước để tạo sơ đồ bằng Smart Art trong Word:
Bước 1: Mở công cụ SmartArt
Trên thanh công cụ, Bạn chọn Tab Insert sẽ thấy chức năng SmartArt. Nếu bạn không thấy thanh công cụ, có thể nó đã bị ẩn. Bạn làm theo bài viết cách hiện thanh công cụ trong Excel để bật nó lên nhé. Word làm tương tự Excel.
Bước 2: Chọn sơ đồ phù hợp
Sau khi mở chức năng SmartArt, sẽ mở hộp thoại Choose a SmartArt Graphic. Tại đây có rất nhiều kiểu sơ đồ và các mẫu có sẵn để bạn lựa chọn.
- Cấu trúc dạng List (danh sách).
- Cấu trúc dạng Process (quá trình, tiến trình).
- Cấu trúc dạng Circle (vòng tròn).
- Cấu trúc dạng Hierarchy (hệ thống phân cấp bậc).
- Cấu trúc dạng Relationship (mối quan hệ).
- Cấu trúc dạng Matrix (ma trận).
- Cấu trúc dạng Pyramid (dạng kim tự tháp).
- Cấu trúc dạng Picture (tranh ảnh minh họa).
Hãy chọn cho mình một kiểu và đi đến bước tiếp theo.
Bước 3: Nhập nội dung
Sau khi chọn kiểu sơ đồ cảu bạn, đến bước này coi như bạn đã hoàn thành cái sườn cho sơ đồ, việc còn lại là nhập nội dung và tùy chỉnh sao cho đẹp, hợp lý là được.
Bước 4: Trang trí sơ đồ
Nếu bạn muốn sơ đồ của bạn trong Word được bắt mắt và chuyên nghiệp hơn, bạn có thể thiết kế và định dạng các kiểu mà bạn muốn.
Microsoft đã trang bị sẵn cho bạn 2 công cụ này, khi bạn click vào sơ đồ, hãy nhìn lên thanh công cụ bạn sẽ thấy 2 chức năng là Design và Format trong Tab SmartArt Tools.
Tại đây bạn có thể thêm khối, tùy chỉnh font chữ, màu chữ, trang trí cho sơ đồ được chuyên nghiệp hơn. Phần này tùy thẩm mỹ và nội dung mà bạn muốn truyền đạt hoặc loại sơ đồ mà bạn đang làm để thiết kế phù hợp. Mình sẽ không đi sâu vào phần này.
Nếu gặp vấn đề về kỹ thuật, hãy để lại bình luận bên dưới nhé.
Như vậy là với 4 bước đơn giản, bạn đã có thể tạo sơ đồ trong Word 1 cách dễ dàng rồi. Tuy nhiên nếu bạn muốn sơ đồ đẹp hơn hoặc chuyên nghiệp hơn, hãy thử cách bên dưới.
Cách tạo sơ đồ trong Word bằng Shapes
Shapes là một tính năng cho phép bạn tạo các hình khối cơ bản như đường thẳng, hình chữ nhật, hình tròn, hình mũi tên…
Bạn có thể kết hợp các hình khối này để tạo ra các biểu đồ, sơ đồ, minh họa hay trang trí cho tài liệu của bạn.
Cách bước sử dụng Shapes để vẽ sơ đồ như sau. Các bạn lưu ý vẽ sơ đồ bằng Shapes có ưu điểm là bạn có thể kết hợp nhiều loại hình (kiểu sơ đồ) lại với nhau nhưng nó sẽ phức tạp hơn công cụ SmartArt ở bên trên nhé!
Bước 1: Mở Shapes
Tại Tab Insert trên thanh công cụ, bạn chọn Shapes và sẽ có Menu xổ xuống với rất nhiều hình dạng khác nhau. Bạn chọn 1 hình và trở lại Word kéo thả là được.
Bước 2: Vẽ sơ đồ
Kết hợp các “Shapes” lại với nhau để tạo sơ đồ. Bạn chỉ cần kéo và thả chuột là được. Thao tác này không khó đúng không nào.
Thay vì vào Insert > Shapes để lấy hình, nếu bạn cần dùng lại hình đã có chỉ cần copy và paste lại thôi nhé.
Bước 3: Thêm nội dung
Bạn không thể click vào hình để thêm nội dung vào được. Ở bước này bạn phải click chuột phải và chọn Add Text để thêm nội dung nhé.
Bước 4: Trang trí sơ đồ
Tương tự như bước 4 ở công cụ SmartArt, ở bước 4 này bạn cũng trang trí và căn chỉnh cho sơ đồ của bạn được chuyên nghiệp và bắt mắt hơn. Tuy nhiên, phần này chỉ có 1 công cụ là Format thôi nhé.
Như vậy là đã xong các bước tạo sơ đồ trong Word bằng Shapes. Sơ đồ của bạn có đẹp hay không, có chuyên nghiệp hay không từ bước 4 sẽ do bạn quyết định.
Phần dưới mình sẽ hướng dẫn bạn tạo biểu đồ trong Word để bạn ứng dụng làm báo cáo hoặc trong những trường hợp cần thiết.
Cách vẽ sơ đồ dạng biểu đồ
Phần này mình sẽ hướng dẫn nhanh vì công cụ này này Microsoft đã làm hết cho bạn rồi, việc của bạn chỉ là mở lên và nhập thông số vào thôi.
Để vẽ sơ đồ dạng biểu đồ trong Word, bạn có thể sử dụng tính năng biểu đồ của Word.
Bước 1: Mở tính năng Charts
Bạn vào Insert > Charts. Tương tự như bước 1 các phần trên. Phần Charts này hơi giống với SmartArt.
Bước 2: Chọn biểu đồ phù hợp
Trong tính năng Charts, có các dạng biểu đồ phù hợp với nhiều loại báo cáo khác nhau để bạn lựa chọn như biểu đồ cột, biểu đồ đường, biểu đồ tròn, biểu đồ vòng tròn, và nhiều hơn nữa.
Bước 3: Nhập số liệu
Sau khi chọn biểu đồ, 1 trang tính Excel sẽ được mở lên, bạn thay đổi các thông số, thêm hoặc bớt các chỉ số sau đó tắt cửa sổ Excel đi.
Bạn có thể thay đổi kiểu biểu đồ bằng cách click chuột phải vào biểu đồ và chọn Change Chart Type… Sẽ xuất hiện của sổ All Charts nhưu bước 2.
Vậy là mình đã hướng dẫn cho bạn xong cách vẽ sơ đồ dạng biểu đồ để bạn làm báo cáo rồi, nếu có bước nào bạn chưa rõ, hãy để lại bình luận. Mình sẽ kiểm tra và thêm các thông tin chi tiết hơn.
Tại sao cần sử dụng sơ đồ trong Word?
Sơ đồ là một công cụ hữu ích để trình bày các ý tưởng, quá trình, dữ liệu hoặc thông tin khác một cách rõ ràng và trực quan. Sử dụng sơ đồ trong Word có nhiều lợi ích, chẳng hạn như:
- Giúp người đọc hiểu nhanh và dễ dàng hơn về nội dung của văn bản.
- Giúp người viết sắp xếp và tổ chức tốt hơn các ý chính và chi tiết của văn bản.
- Giúp tăng tính thuyết phục và hấp dẫn của văn bản bằng cách sử dụng các màu sắc, hình ảnh và biểu tượng phù hợp.
- Giúp tiết kiệm không gian và thời gian bằng cách tránh lặp lại hoặc giảm bớt các từ không cần thiết.
Sử dụng sơ đồ trong Word là một cách hiệu quả để làm cho văn bản trở nên sinh động, rõ ràng và thú vị hơn. Sơ đồ giúp người viết truyền đạt được thông điệp mong muốn của mình một cách dễ hiểu và thu hút được sự chú ý của người đọc.
Sơ đồ cũng giúp người viết phát triển được kỹ năng tư duy phản biện và sáng tạo khi viết văn bản. Vì vậy, sơ đồ là một công cụ hữu ích để tăng tính trực quan và giúp người viết truyền đạt thông tin một cách dễ dàng và hiệu quả hơn.
Lời kết: Cách tạo sơ đồ trong Word
Mình hi vọng rằng bạn đã có những kiến thức cơ bản về cách tạo sơ đồ trong Word. Việc sử dụng sơ đồ là một cách hiệu quả để trình bày thông tin một cách trực quan và dễ hiểu.
Từ việc sử dụng SmartArt cho đến vẽ sơ đồ bằng Shapes hay biểu đồ, tất cả đều cung cấp cho bạn một loạt các lựa chọn để tạo ra sơ đồ phù hợp với nhu cầu của bạn.
Hơn nữa, khi bạn tạo ra sơ đồ trong Word, bạn cũng có thể dễ dàng điều chỉnh và chỉnh sửa lại nếu cần thiết. Tất cả các tính năng tạo sơ đồ đều được tích hợp sẵn, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc của bạn.
Nếu bạn chưa từng sử dụng sơ đồ trong Word trước đây, hãy thử ngay bây giờ để tăng cường khả năng trình bày thông tin của mình. Với các lựa chọn và tính năng đa dạng, bạn có thể tạo ra những sơ đồ đẹp mắt và trực quan trong thời gian ngắn.
Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, hãy để lại bình luận bên dưới. Đừng quên đọc các bài viết khác trên website của mình, đây như một cách bạn cảm ơn mình nếu mình có vô tình giúp được bạn. Chúc bạn thành công trong công việc.